Pengantar CBIS

Konsep Sistem Manajemen Informasi sebagai Sumberdaya

Definisi sebuah sistem manajemen, istilah yang dikenal umum masyarakat adalah sebuah sistem manusia / mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hard ware) dan perangkat lunak (soft ware) komputer, prosedur pedoman, model mamajemen, keputusan dan sebuah “data base”.

Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan saling bekerjasama untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah kumpulan hardware dan software komputer, prosedur, dokumentasi, formulir dan orang yang bertanggungjawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen,distribusi data dan informasi. Proses yang harus diikuti dalam pengembangan suatu sistem yang baik disebut sistem analysis and design (SA&D). proses SA&D ini didasarkan pada pendekatan sistem untuk mengatasi suatu masalah yang disebabkan oleh beberapa prinsip dasar berikut ini.

1.            Seorang manajer harus tahu apa (what) yang dilakukan oleh suatu sistem sebelum membuat spesifikasi bagaimana (how) suatu sistem bekerja.

2.            Memilih cakupan yang tepat atas keadaan yang dianalisa akan berpengaruh terhadap masalah apa yang bisa diatasi dan yang tidak.

3.            Suatu masalah (atau sistem) sebenarnya terdiri dari beberapa masalah, sehingga strategi yang tepat adalah mengurutkan masalah yang besar ke masalah yang kecil.

4.            Pemecahan suatu masalah antara satu bagian dengan bagian lain mungkin sekali berbeda, sehingga pemecahan alternatif yangmenunjukan perspektif yang berbeda hendaknya dibuat dandiperbandingkan sebelum hasil akhir dipilih.

5.            Masalah dan pemahamannya berubah ketika dilakukan analisa, sehingga seorang manajer harus mengambil pendekatan bertahap terhadappemecahan masalah. Hal ini memungkinkan komitmen yang terusbertambah(incremental) terhadap pemecahan masalah tertentu, dimana keputusannya adalah berlanjut atau tidak ke tahap berikutnya.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat diartikan sebagai suatu alat yang mendukung para pengambil keputusan dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen( perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian), sedemikian rupa sehingga tercapai suatu keputusan yang didasarkan kepada pendekatan sistem.

Laudon, mendefinisikan Sistem Informasi sebagai berikut: Information System: Interrelated components that collect, process, store, and disseminate information to support decision making, control, analysis, and visualization in an organization. Gordon B. Davis, mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut: Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem manusia, mesin yang terintegrasi dalam menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan operasi, manajemen dan pengambilan keputusan suatu organisasi.

Jadi dapat diartikan, SIM adalah interelasi atau interaksi komponen komponen atau subsistem subsistem yang saling berhubungan dan terintegrasi dimana diperlukan suatu pengambilan (collect), proses (process), penyimpanan (store) dan diseminasi (diseminatin) informasi untuk mendukung pengambilan keputusan (decision making) serta pengawasan (control) dari organisasi. Sistem Informasi manajemen juga dapat menggambarkan visualisasi dari organisasi.

Ada tiga aktifitas dalam SIM dalam memproduksi kebutuhan informasi suatu organisasi, yaitu masukan (input), proses (processing) dan keluaran (output). Sistem Informasi juga diperlukan umpan balik (feed back), dimana keluaran yang dikembalikan untuk membantu mereka dalam mengevaluasi atau mengkoreksi fase masukan. Saat ini banyak pimpinan yang menyadari bagaimana informasi dapat menunjang kompetisi di lingkungan usaha terutama dalam menghadapi era globalisasi yang tergantung bagaimana kemampuan mereka dalam menjalankan organisasi secara global. Hari ini, sistem informasi menyediakan komunikasi dan kekuatan analisa yang diperlukan suatu organisasi untuk penyelenggaraan perdagangan (trading) dan pengelolaan aktifitas atau usaha dalam sekala global.

Sumber Daya Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari 5 sumber daya dasar, yaitu: Manusia, Hardware, Software, Data dan Jaringan. Dibawah ini merupakan contoh Sumber daya sistem informasi dan produknya, meliputi:

1.            Sumber daya manusia

Pemakai akhir merupakan orang orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Mereka berupa pelanggan, tenaga penjualan, teknisi, staff administrasi, akuntan dan para manajer. Para pakar merupakan orang orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. Mereka meliputi sistem analis, pembuat software, operator sistem.

2.            Sumber daya hardware

Dapat digolongkan menjadi: Mesin dan Media.

3.            Sumber daya software

Software sistem, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta mendukung operasi sistem computer. Software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung bagi penggunaan tertentu komputer oleh pemakai akhir. Contohnya, program analisis penjualan, program pengolahan kata dan program penggajian. Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang orang yang akan menggunakan sistem informasi. Contohnya, prosedur entri data, prosedur untuk memperbaiki kesalahan, prosedur pendistribusian cek gaji.

4.            Sumber daya data

Termasuk deskripsi produk, catatan pelanggan, file kepegawaian, database persediaan.

5.            Sumber daya jaringan

Media komunikasi, pemroses komunikasi, software untuk akses dan pengendalian jaringan.

Pengguna Informasi Dipandang dari tingkat manajemen dan area fungsional

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masingmasing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

1.            Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2.            Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3.            Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4.            Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5.            Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6.            Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7.            Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8.            Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksitransaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9.            Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

10.          Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

11.          SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan

Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:

a.            Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing

b.            Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.

c.             Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.

Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan

keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup. Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.

12.          SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen

Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan. Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada tingkat dari pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan frekuensi memesan lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil operasi-operasi; pada tingkat strategi, hasil dalam operasi-operasi dan pengendalian manajemen yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara ciri-ciri informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada di tengahnya. Tabel 6 menunjukkan perbedaan tujuh macam ciri. Dengan melihat perbedaan ini, sistem informasi untuk perencanaan strategik tidaklah identik dengan sistem informasi untuk pengendalian operasional.

13.          Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional

Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan. Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :

a.            Proses transaksi

b.            Proses laporan

c.             Proses pemeriksaan

Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis dukungan keputusan yang dapat dibuat dalam sistem pengendalian operasional :

a.            Suatu transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu dokumen transaksi. Pengolahan transaksi juga dapat menyelidiki persediaan yang ada, dan memutuskan apakah suatu pesanan pembelian sediaan harus diadakan.

b.            Suatu pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan untuk suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai menggunakan program untuk memilih kandidat secara kasar.

c.             Laporan rutin dihasilkan secara periodik. Tetapi suatu aturan keputusan yang diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan laporan bisa menciptakan laporan khusus dalam suatu bidang masalah. Contoh : suatu analisis pesanan yang masih belum dilayani setelah 30 hari.

14.          Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen

Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut :

a.            Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll)

b.            Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan

c.             Sebab penyimpangan

d.            Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin

Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen utama :

a.            database dari operasional, dan

b.            rencana, anggaran, standar, dll

yang mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya.

Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajemen adalah sebagai berikut :

a.            Model perencanaan dan anggaran

b.            Program-program laporan penyimpangan

c.             Model-model analisis masalah

d.            Model-model keputusan

e.            Model-model pemeriksaan/pertanyaan

Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah : rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus, analisis situasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas pertanyaan.

15.          Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis

Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan, sebagai contoh:

a.            Suatu rantai pertokoan dapat memustuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui pesanan.

b.            Suatu toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan untuk mengubah menjadi suatu toko obral di luar kota.

Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran. Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjukkan ciri data :

a.            Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.

b.            Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang

c.             Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).

d.            Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).

e.            Prospek bagi industri di daerah lain.

f.             Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.

g.            Peluang bagi karya usaha baru.

h.            Alternatif strategi

i.              Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi. Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajemen dan pengendalian operasional.

Namun demikian sistem informasi manajemen dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis, misalnya:

a.            Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional.

b.            Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang

c.             Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database komputer.

16.          SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi

Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi yntuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis.

Sistem informasi pada tiap organisasi berisikan informasi yang berhubungan dengan tiga tipe dasar operasi, yaitu proses transaksi, kontrol dan perencanaan strategis. ketiga tipe dasar operasi ini dapat dikelompokan ke dalam dua bagian, yaitu:

1.            kegiatan pada tingkat manajemen dan

2.            kegiatan pada tingkat pengoperasian

Kegiatan tingkat manajemen dan tingkat pengoperasian

Saat ini kegiatan pada tingkat manajemen digambarkan dalam bentuk segitiga yang terletak di atas gambar empat persegi panjang, gambar pada kegiatan tingkat pengoperasian hampir dapat dikatakan sebagai suatu hal yang tradisional.

Kegiatan informasi yang berhubungan dengan organisasi

Konsep sistem, Data, dan Informasi

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang menerimanya.

Menurut Raymond Mcleod, : “ Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang ”

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf, angka, bentuk suara, sinyak, gambar, dsb.

SIKLUS INFORMASI

Adapun fungsi-fungsi informasi adalah sebagai berikut :

·         Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai

·         Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan pemakai

·         Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.

Informasi yang berkualitas harus :

·         Akurat

·         Tepat pada waktunya

·         Relevan.

Konsep dasar CBIS

Kita menggunakan istilah sistem informasi berbasis komputer (CBIS) untuk menggambarkan lima sub sistem yang menggunakan komputer yang menyediakan informasi untuk pemecahan suatu masalah.

Sub Sistem CBIS

1. Sistem Informasi Akuntansi
2. Sistem Informasi Manajemen
3. Sistem Penunjang Keputusan (DSS)
4. Otomatisasi Kantor (OA)
5. Sistem Pakar

Penerapan CBIS

Yang mengelola CBIS adalah manajer dari unit organisasional dimana komputer tersebut diterapkan.
Manajer lah yang merencanakan siklus hidup dan mengatur spesialis informasi yang terlibat.

refrensi penulis : materi kuliah (slide), artikel Santi Mahayani